تبلیغات
حاجی قاسمی - نگارش نامه اداری
حاجی قاسمی
حقوق - علوم غریبه
صفحه نخست       پست الکترونیک          تماس با ما              ATOM            طراح قالب
گروه طراحی قالب من گروه طراحی قالب من گروه طراحی قالب من گروه طراحی قالب من گروه طراحی قالب من

نامه اداری

نامه از پر کاربرد ترین ابزار ارتباطی مکتوب است. از نظر لغوی نامه از«نام» (به معنی اسم) و«ه» (پسوند نسبت) تشکیل شده است و در معنای کلی «کاغذی است که به نام کسی نوشته شود.» از دیر باز در نظام اداری استفاده گسترده ای از نامه وجود داشته و امروزه نیز نامه در ارتباطات اداری دارای جایگاه ویژه ای است. نامه های اداری دارای ویژگی های خاصی هستند که آنها را از دیگر انواع نامه ها (دوستانه، صمیمانه و ...) متمایز می سازد.

1.       اصل در نامه نگاری اداری بر اختصار است و نامه های اداری باید کوتاه باشند؛ به این معنی که نویسنده آنها باید با استفاده از حداقل کلمات بتواند منظور و مفهوم خویش را منتقل نماید و از دراز نویسی و اطناب خودداری کند.

2.       اصل در نامه های اداری بر این است که در هر نامه یک موضوع اصلی مطرح شود و برای هر موضوع نامه ای جدا گانه تهیه گردد. در این صورت نامه­ی اداری نباید از موضوع اصلی خارج شود و به بیان حواشی بپردازد؛ البته به ندرت دیده می شود که یک نامه­ی اداری دارای چند موضوع است که در این صورت نیز باید تمرکز نامه بر موضوعات اصلی باشد تا ذهن خواننده درگیر موضوعات و مطالب فرعی نشود.

3.       محتوای نامه اداری باید مستدل و منطقی باشد. نامه منطقی در نظر خواننده عقلانی و تأثیر گذار است. در ضمن نامه های اداری باید بر اساس قراین و نشانه های مستدل و معتبر تهیه شوند تا اگر نیازی به توضیح و ارائه اسناد بود نویسنده بتواند به راحتی آنها را ارائه و از نوشته خود دفاع کند.

4.       زبان کاربردی در نامه های اداری، زبان معیار(رسمی) است. زبان معیار، زبانی دستورمند و زود فهم است و به راحتی و آسانی توسط خوانندگان درک می شود.

5.       اصل در نامه نگاری اداری بر سادگی و روان بودن آن است. نباید در نامه های اداری به دنبال ساختارهای پیچیده نحوی و کلمات دشوار و نا آشنا رفت؛ بلکه تا حد امکان بایدپیام نامه را ساده و روان بیان کرد.

انواع نامه های اداری

نامه های اداری را از جهات مختلفی تقسیم بندی می کنند که به چند مورد در این نوشتار پرداخته می شود.

الف- نامه های اداری به لحاظ ماهیت

1.نامه های خبری: برای خبررسانی از آنها استفاده می شود بدین صورت که برای اعلام نتیجه کار به سازمان یا شخص مربوطه نوشته می شوند. معمولا این نامه ها از واحد پایین به واحد بالاتر ارسال می شود و گاه همراه با گزارشی است که به پیوست نامه ای پوششی با ماهیت خبری است.

2.نامه های بازدارنده: برای جلوگیری از انجام کار یا پیش آمد حادثه ای نوشته می شوند.

3.نامه های دستوری: در آنها دستور انجام کار از سازمان، موسسه یا فردی خواسته می شود و گاه مبتنی بر درخواست اعلام نتیجه­ی کار است.

این نوع نامه ها اغلب از واحد بالا به واحد پایین تر ارسال می شود و گاه بین در واحد هم سطح بر اساس قوانین و مقررات خاص.

4. نامه های هماهنگی: برای هماهنگی بین واحد ها و سازمانهای مختلف نوشته می شود. در اینگونه نامه ها اغلب گیرنده و فرستنده به لحاظ سمت سازمانی هم پایه هستند. از نمونه این نامه ها می توان به بخشنامه اشاره کرد و یا نامه هایی که رونوشت آنها برای پاره ای اقدامات یا اطلاع رسانی ارسال می گردد، اشاره کرد.

5.نامه های درخواستی: متضمن درخواستی از طرف یکی از افراد واحد پایین به واحد بالاتر است. درخواست مطرح شده گاه اداری و گاه شخصی است.

ب- نامه های اداری به لحاظ سطح سازمانی: به دو نوع داخلی و خارجی تقسیم می شود.

1. نامه های داخلی: به نامه های مکاتباتی اطلاق می شودکه در داخل سازمان بین واحد های مختلف مبادله می شود که به شرح زیر است:

1. نامه بین دو واحد هم سطح

2. از واحد بالاتر به واحد پایین تر اغلب به شکل دستور در ذیل برخی از نامه های وارده به صورت پی نوشت ابلاغ و ارجاع می شود.

2. نامه های خارجی: نامه هایی که به خارج از سازمان نوشته می شوند و بر اساس مخاطب نامه عبارتند از:

1- نامه به یک واحد شناخته شده در یک سازمان یا وزارتخانه به دبیر خانه ذیربط ارسال می گردد.

2- نامه به یک وزارتخانه یا سازمان در ارتباط با وظایف آن به دبیر خانه کل (مادر) ارسال می گردد.

3- نامه به یک شخص حقیقی: شامل ابلاغ نامه، احضار نامه، اخطار یا پاسخ به درخواست شخص مزبور با رعایت ضوابط.

4- نامه به یک شخص حقیقی شناخته شده در بخش خصوصی یا دولتی دعوت نامه ... در نامه­های داخلی (داخل سازمان) نام گیرنده و فرستنده باید طبق جدول ذیل نوشته شود.

ج) انواع نامه به لحاظ امنیتی: نامه های اداری بر اساس امنیت در نگارش، خواندن و بایگانی دو دسته اند: نامه های اداری و نامه های طبقه بندی شده

- منظور از نامه های اداری نامه های معمولی سازمانی است.

- نامه های طبقه بندی شده به چهار دسته تقسیم می شوند.

- نامه های محرمانه: شامل اسرار یک اداره یا واحدی از یک سازمان

- نامه های خیلی محرمانه: اسرار یک سازمان یا شرکت دولتی

- نامه های سری: اسرار یک وزارتخانه

- نامه های فوق سری: اسرار نظام حکومتی (نه دولت)

مشخصات نامه های اداری:

نامه های اداری دارای اجزا و مشخصات خاصی هستند که باعث تمایز آنها از دیگر نوشته ها می شود. هر نامه اداری باید شماره، تاریخ، عنوان واحد گیرنده، عنوان واحد فرستنده، موضوع، نام و عنوان امضا کننده­ی نامه و نیز امضای نامه به وسیله شخص صلاحیت دار را داشته باشد. نبود هر یک از اجزای مذکور باعث می شود که نامه از جنبه اداری خود خارج شود.

 

اجزا و ارکان نامه های اداری:

بنا بر استاندارد شماره­ی 379 موسسه­ی استاندارد و تحقیقات صنعتی ایران هر نامه­ی اداری از بخش های زیر به ترتیب تشکیل شده است.

ـ سرلوحه

ـ عناوین(گیرنده، فرستنده و موضوع)

ـ متن

ـ امضا(نام و عنوان امضا کننده)

ـ رونوشت(نام و عنوان گیرندگان و هدف)

ـ آدرس





نوع مطلب :
برچسب ها :
لینک های مرتبط :
          
یکشنبه 30 خرداد 1395
دوشنبه 27 شهریور 1396 03:30 ق.ظ
It's appropriate time to make some plans for the future and it's time to be
happy. I've read this post and if I could I want to suggest you some
interesting things or suggestions. Maybe you can write next articles referring to this article.
I desire to read even more things about it!
جمعه 13 مرداد 1396 10:30 ب.ظ
It's very simple to find out any matter on net as compared to books, as I found this piece of writing at this web page.
دوشنبه 7 تیر 1395 05:39 ب.ظ
سلام. وبلاگ زیبای دارید
موفق باشید
حسن حاجی قاسمیسلام
متشکرم
دوشنبه 7 تیر 1395 12:37 ب.ظ
امیدوارم همیشه شاد باشین و سلامت
ممنون
خوشحال میشم به منم سر بزنید
حسن حاجی قاسمیسلام
متشکرم
 
لبخندناراحتچشمک
نیشخندبغلسوال
قلبخجالتزبان
ماچتعجبعصبانی
عینکشیطانگریه
خندهقهقههخداحافظ
سبزقهرهورا
دستگلتفکر





موضوعات
آمار وبلاگ
  • کل بازدید :
  • بازدید امروز :
  • بازدید دیروز :
  • بازدید این ماه :
  • بازدید ماه قبل :
  • تعداد نویسندگان :
  • تعداد کل پست ها :
  • آخرین بازدید :
  • آخرین بروز رسانی :
امکانات جانبی